07-07-2026

Als ondernemer verkoop je niet alleen goederen en diensten, maar koop je ook regelmatig goederen of diensten in. Om hierover btw terug te kunnen vragen, heb je een factuur van deze aankoop nodig. Omdat je dit product hebt ingekocht, heet zo’n factuur ook wel een inkoopfactuur. Hiermee kun je het zakelijke karakter van de aankoop aantonen, zodat duidelijk is dat het geen privé-aankoop was. Alles over de eisen bij deze inkoopfacturen, waaronder de wettelijk verplichte gegevens en wat je moet doen bij facturen die niet tenaamgesteld zijn, lees je in deze blog.

Aan welke eisen moeten inkoopfacturen voldoen?

Er zijn grofweg drie eisen waaraan de inkoopfactuur in zijn totaliteit aan moet voldoen. Zo moet deze authentiek en integer zijn. Dat houdt in dat de inkoopfactuur door de originele afzender verstuurd moet zijn en niet achteraf nog eens is aangepast. Daarnaast moet de Belastingdienst de factuur kunnen controleren. Ten slotte moeten alle wettelijk verplichte gegevens op de inkoopfactuur vermeld staan.

Welke wettelijk verplichte gegevens gelden bij inkoopfacturen?

Een van de belangrijkste eisen van een geldige inkoopfactuur is dat alle wettelijke verplichte gegevens erop vermeld staan. Denk daarbij aan:

1. Jouw volledige naam en adres;
2. De volledige naam en het volledige adres van je leverancier;
3. Het btw-identificatienummer van je leverancier;
4. Het KVK-nummer van je leverancier (indien van toepassing);
5. De datum waarop de factuur is uitgereikt;
6. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
7. Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
8. De hoeveelheid, aantallen of omvang van het product of de dienst;
9. De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (of de datum van een eventuele vooruitbetaling);
10. Het bedrag exclusief btw;
11. Het toegepaste btw-tarief;
12. Het btw-bedrag;
13. Het totale bedrag inclusief btw.

Levert een leverancier goederen of diensten waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn? Dan moeten de bedragen per btw-tarief afzonderlijk op de factuur worden vermeld.

Wat te doen met bonnetjes als inkoopfacturen?

Je krijgt niet bij elke aankoop die je doet een uitgebreide inkoopfactuur. Denk bijvoorbeeld aan een tankbon, parkeerbon of die snelle lunch die je tussen twee klantbezoeken door bij de supermarkt hebt gehaald. Vaak ontvang je dan een kassabon of een zogenoemde vereenvoudigde factuur.

Normaal gesproken is meteen duidelijk dat de factuur zakelijk is, omdat deze op naam van de onderneming staat. Bonnetjes bevatten die gegevens meestal niet. Daarom gelden voor dergelijke aankopen aparte regels.

Bonnetjes en tankbonnen

Bij aankopen tot en met €100 inclusief btw mag een leverancier een vereenvoudigde factuur uitreiken. Daar moet in elk geval opstaan:

1. De datum van uitreiking;
2. De volledige naam en de adresgegevens van de leverancier;
3. Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
4. Het btw-bedrag óf de gegevens waarmee de btw kan worden berekend.

Voor tankbonnen gelden bovendien aanvullende praktische regels. Hoewel je naam vaak niet op de bon staat, moet wel aannemelijk zijn dat jij of jouw onderneming de aankoop heeft gedaan.  Daarom is het verstandig dit soort transacties te betalen met je zakelijke betaalpas, tankpas of zakelijke creditcard en dus niet met je persoonlijke bankpas. Zo worden de kosten ook direct geregistreerd op je onderneming en is het later makkelijker de juiste bonnetjes aan de juiste transacties te koppelen.

Hoe lang moet ik inkoopfacturen en bonnetjes bewaren?

Voor inkoopfacturen geldt een wettelijke bewaarplicht. Volgens deze bewaarplicht moet je alle inkoopfacturen en bonnetjes minimaal 7 jaar bewaren. Facturen met betrekking tot onroerende zaken moet je doorgaans 10 jaar bewaren.

Het bewaren doe je op dezelfde manier als je ze ontvangen hebt. Fysieke bonnetjes bewaar je dus fysiek en digitale bonnetjes bewaar je digitaal. Er is wel een manier om je fysieke bonnen toch digitaal te krijgen of je digitale bonnen af te drukken. In dat geval spreken we van conversie.

Heb je vragen over deze factuureisen? Neem dan gerust contact met ons op; wij denken graag met je mee!

Afbeelding door Magnific