30-09-2025

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers. Toch blijft het vaak een lastige regeling: wat mag je onbelast vergoeden en wat niet? In deze blog leggen we het helder en praktisch uit. Lees je weer met ons mee?

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling vervangt alle losse regels rondom vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Binnen de regeling is er een vrije ruimte waarbinnen werkgevers onbelaste vergoedingen kunnen geven.

Wat is de vrije ruimte in 2025?

De vrije ruimte is het deel van de loonsom dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

• Over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom geldt een vrije ruimte van 2,00%.
• Voor het deel boven €400.000 geldt een percentage van 1,18%.
• Werk je binnen een concern? Dan geldt er één gezamenlijk budget, zolang de moedermaatschappij minimaal 95% van de aandelen bezit.

Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat erbovenuit komt.

Gerichte vrijstellingen

Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte. De Belastingdienst kent een aantal gerichte vrijstellingen. Deze kun je dus onbelast vergoeden. Voorbeelden zijn:

• Reiskosten woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer);
• Treinkaartjes;
• Zakelijke overnachtingen;
• Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
• Cursussen, seminars en opleidingen;
• Laptops;
• Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
• Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland.

Gebruikelijkheidstoets

De WKR biedt veel vrijheid, maar kent ook een belangrijke beperking: de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen mogen maximaal 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties normaal is. Alles daarboven wordt gezien als loon. Tot €2400 per medewerker per jaar wordt een vergoeding in principe als gebruikelijk beschouwd.

Voorbeelden van vergoedingen binnen de vrije ruimte

Onder andere de volgende zaken vallen binnen de vrije ruimte:

• Kerstpakketten en kleine geschenken
• Personeelsfeesten en -reizen
• Bedrijfsfitness
• Producten van het eigen bedrijf
• Contributies (bijvoorbeeld personeels- of vakverenigingen
• Internet thuis
• Fiets, e-bike of scooter
• Parkeer-, veer- en tolgelden (niet voor leaseauto’s)
• Apparatuur of gereedschap voor thuisgebruik

Slim omgaan met de WKR

De WKR kan veel vragen oproepen, zeker als je niet dagelijks met deze regels bezig bent. Wij zorgen ervoor dat je altijd inzicht hebt in hoeveel vrije ruimte er nog beschikbaar is en geven praktisch advies om deze optimaal te benutten. Zo voorkom je verrassingen achteraf en weet je zeker dat je het maximale uit de regeling haalt. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Neem gerust contact met ons op: we denken graag met je mee.