14-10-2025

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om een nauwkeurige registratie bij te houden van de gewerkte uren, begin- en eindtijden en pauzes van hun medewerkers. In de praktijk blijkt echter dat deze verplichting regelmatig wordt onderschat. Een recente gerechtelijke uitspraak maakt duidelijk dat het ontbreken van een volledige arbeidstijdenregistratie kan leiden tot forse boetes die oplopen tot tienduizenden euro’s. In deze blog lichten we toe waarom een correcte arbeidstijdenregistratie zo belangrijk is, welke risico’s je loopt bij een onvolledige administratie en hoe je dit eenvoudig kunt voorkomen binnen je eigen organisatie.

Waarom die registratie zo belangrijk is

De Arbeidstijdenwet (ATW) en de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) vereisen dat werkgevers kunnen aantonen hoeveel uren medewerkers daadwerkelijk hebben gewerkt en wanneer deze uren zijn gemaakt. Dit gaat verder dan het bijhouden van standaardroosters of arbeidsovereenkomsten: het gaat om de feitelijke uren per werknemer, inclusief rustmomenten. Alleen met deze gegevens kan worden gecontroleerd of aan de wettelijke normen voor rusttijden en loon is voldaan.

Wat ging er mis?

In een recente zaak kon een werkgever enkel arbeidsovereenkomsten, loonstroken en vaste werkroosters overleggen. De rechter oordeelde dat deze documenten onvoldoende waren om de werkelijk gewerkte uren vast te stellen. Omdat de administratie niet voldeed aan de eisen van de ATW en de WML, bleven de opgelegde boetes grotendeels in stand, ondanks een matiging vanwege de omvang van het bedrijf.

Wat betekent dit voor ondernemers?

Elke werkgever, ongeacht de bedrijfsgrootte, moet kunnen aantonen dat de arbeidstijdenadministratie volledig en controleerbaar is. Dat kan zowel digitaal als op papier, zolang de gegevens betrouwbaar zijn en inzicht geven in de daadwerkelijk gewerkte uren en pauzes. Een correcte registratie vormt bovendien een belangrijk hulpmiddel bij het voorkomen van discussies over loon of overuren.

Voorkom problemen met een goede administratie

Een sluitende urenregistratie hoeft niet complex te zijn. Er zijn diverse systemen beschikbaar waarmee begin-en eindtijden automatisch worden vastgelegd of waarmee begin- en eindtijden automatisch worden vastgelegd of waarmee werknemers eenvoudig zelf hun werktijden registreren. Het belangrijkste is dat de administratie actueel, volledig en controleerbaar is.

Ons advies

Wij ondersteunen ondernemers bij het opzetten en onderhouden van een juiste uren- en personeelsadministratie. Daarmee voldoe je niet alleen aan de wettelijke verplichtingen, maar voorkom je ook onnodige risico’s en sancties.

Wil je weten of je huidige registratie aan de eisen voldoet? Neem gerust contact met ons op: wij denken met je mee!