16-10-2025

Vanaf 1 januari 2026 verandert er iets fundamenteels voor Belgische bedrijven: papieren facturen en pdf’s verdwijnen, en alle B2B-facturen moeten via het Peppol-netwerk elektronisch worden uitgewisseld. In onze blog leggen we uit wat dit betekent voor jouw organisatie en hoe je je nu al kunt voorbereiden.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Peppol is een Europees netwerk dat het uitwisselen van facturen en andere documenten veilig en gestandaardiseerd maakt. Vanaf 2026 moeten Belgische bedrijven hun facturen in een gestructureerd formaat (UBL/Peppol BIS) aanleveren, zodat ze automatisch verwerkt kunnen worden in de boekhouding van je klant. Dit versnelt het facturatieproces, verkleint de kans op fouten en maakt fraude moeilijker.

Gevolgen van nalatigheid

Het negeren van deze verplichting is geen optie. Er is geen overgangsperiode: vanaf 2026 moeten alle bedrijven Peppol-facturen kunnen verzenden én ontvangen. Bedrijven die hier niet aan voldoen riskeren boetes: de eerste overtreding kan €1500 kosten, bij een tweede €3000 en vanaf een derde €5000. Daarnaast kunnen facturen simpelweg niet meer geaccepteerd worden.

Technische aanpassingen zijn vaak nodig in boekhoud- of ERP-systemen. Zo wordt de btw voortaan afgerond op het totaalbedrag van de factuur, in plaats van per regel.

Voor wie geldt de verplichting?

De Peppol-verplichting geldt voor alle Belgische bedrijven die B2B factureren. Bedrijven met vestigingen in meerdere EU-landen moeten er rekening mee houden dat sommige landen hun eigen regels blijven, wat kan leiden tot verschillende facturatie- en rapportageverplichtingen per land.

Waarom deze verandering?

De overheid wil met deze stap een efficiëntere, transparantere en toekomstbestendige economie stimuleren. Elektronische facturatie biedt namelijk belangrijke voordelen:

• Tijd- en kostenbesparing
• Minder fouten en een lagere kans op fraude
• Snellere verwerking en betere traceerbaarheid
• Betere integratie in digitale boekhoudsystemen

Veel bedrijven die al ervaring hebben met Peppol merken dat facturatie via dit netwerk eenvoudiger en betrouwbaarder is dan via traditionele methoden.

Hoe je je nu kunt voorbereiden

Om vanaf 2026 problemen te voorkomen, is het verstandig om je systemen en processen tijdig te controleren:

• Controleer of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt
• Test het verzenden en ontvangen van Peppol-facturen
• Pas interne procedures aan zodat iedereen vertrouwd is met de nieuwe manier van factureren

Door nu actie te ondernemen, ben je niet alleen compliant, maar profiteer je ook van een efficiëntere en foutloze facturatie. Neem vooral contact met ons op als je meer wilt weten, wij denken graag met je mee.