22-01-2026

Algemene voorwaarden lijken misschien slechts een formaliteit, maar in de praktijk vormen ze een belangrijk onderdeel van risicobeheersing. Ze bepalen wat jij mag verwachten van je klant, en andersom. Toch gaat het gebruik ervan regelmatig mis: voorwaarden worden te laat gedeeld, zijn niet volledig of sluiten onvoldoende aan op de dienstverlening. In deze blog leggen we uit hoe je ze slim inzet en waar je op moet letten.

Wat zijn algemene voorwaarden eigenlijk?

Algemene voorwaarden zijn de ‘spelregels’ die standaard gelden bij iedere opdracht of samenwerking. Ze voorkomen dat je telkens opnieuw dezelfde afspraken moet maken en ze helpen misverstanden te voorkomen. Denk aan regels over:

• Betalingstermijnen en incassokosten
• Levertijden en wat er gebeurt bij vertraging
• Aansprakelijkheid en schade
• Garantie
• Procedure bij klachten of geschillen
• Eigendomsvoorbehoud

Het zijn dus niet de details van één specifieke opdracht; die zet je in je offerte of contract. Algemene voorwaarden vormen de basis die altijd meeloopt.

Waarom zijn ze essentieel voor ondernemers?

Vooral kleinere ondernemers lopen zonder algemene voorwaarden onnodig risico. Denk aan:

• Een klant die te laat betaalt;
• Schade die ontstaat tijdens een opdracht;
• Een meningsverschil waarbij beide partijen anders naar de afspraken kijken;
• Onverwachte kosten omdat afspraken onvoldoende vastlagen.

Met algemene voorwaarden kun je in zulke situaties terugvallen op vooraf vastgelegde regels. Dat voorkomt gedoe, en in veel gevallen zelfs juridische stappen.

Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?

Algemene voorwaarden zijn alleen van kracht als je klant vooraf wist dat ze bestonden én de mogelijkheid had om ze te lezen. Dat betekent dus:

• Je moet je klant op tijd informeren dat je voorwaarden gebruikt;
• Je moet je klant toegang geven tot de voorwaarden, bijvoorbeeld via een link, bijlage of fysiek exemplaar.

Het maakt daarbij niet uit of de klant ze daadwerkelijk leest, als je ze maar duidelijk aanbiedt. Doe je dat niet, dan kunnen de voorwaarden later ongeldig worden verklaard.

Voor dienstenleveranciers (zoals adviseurs, coaches, administrateurs) gelden soepelere regels: zij mogen voorwaarden ook digitaal aanbieden zonder expliciete toestemming, behalve bij online verkoop.

Hoe kun je jouw voorwaarden aanbieden?

Er zijn verschillende manieren om je voorwaarden met je klant te delen. Kies de methode die past bij jouw manier van werken:

Via je website

Plaats je voorwaarden als downloadbare PDF en link naar ernaar op logische plekken, zoals:

• Bij offertes in de footer of onderaan de pagina
• Bij formulieren en inschrijvingen
• In je webshop, indien je producten online aanbiedt

Via e-mail

Stuur de voorwaarden mee als bijlage wanneer je een offerte of opdrachtbevestiging verstuurt.

Op papier

Handig bij fysieke afspraken. Je kunt ze ook afdrukken op de achterkant van je contracten.

Ter inzage op locatie

Bijvoorbeeld op een balie of in een map op kantoor, al is digitaal aanbieden tegenwoordig praktischer.

Is een akkoord van de klant verplicht?

Niet altijd. Juridisch gezien zijn algemene voorwaarden geldig zodra de klant wist van hun bestaan en heeft kunnen kennismaken. Toch is een expliciet akkoord slim, bijvoorbeeld:

• Een handtekening onder de offerte
• Een aanvinkvakje op je website
• Een akkoord via e-mail

Wat mag wel en wat mag niet in algemene voorwaarden?

Je mag niet zomaar alles opschrijven. Bepaalde bepalingen worden door de wet als onredelijk gezien. Denk aan voorwaarden die:

• Je klant volledig buitenspel zetten;
• Onnodig streng zijn;
• Wettelijk vastgelegde rechten beperken.

Werk je met consumenten? Dan moet je rekening houden met strengere beschermingsregels. Werk je alleen zakelijk (B2B)? Dan is er meer vrijheid, maar blijft redelijkheid nog steeds belangrijk.

Zelf opstellen of laten maken?

Veel brancheorganisaties bieden voorbeeldvoorwaarden aan die je kunt gebruiken. Toch sluiten deze niet altijd volledig aan op jouw werkzaamheden of manier van werken.

Ook voorwaarden van andere ondernemers letterlijk overnemen is meestal geen goed idee. Dat brengt namelijk risico’s met zich mee, zoals:

• Je mag ze juridisch niet zomaar kopiëren (auteursrecht);
• Voorwaarden van een ander passen vaak niet bij jouw diensten;
• Belangrijke bepalingen kunnen ontbreken, waardoor je nog steeds kwetsbaar bent.

Wil je zeker weten dat jouw algemene voorwaarden juridisch kloppen én passen bij jouw bedrijfsvoering? Laat ze dan opstellen of controleren door een juridisch adviseur.

Algemene voorwaarden gebruiken: zorg voor een juiste toepassing

Algemene voorwaarden bieden alleen bescherming wanneer ze inhoudelijk kloppen én op de juiste manier worden gebruikt. Zorg daarom dat ze volledig en actueel zijn, dat je ze vóór het aangaan van een overeenkomst met je klant deelt en dat ze eenvoudig te raadplegen zijn. Wanneer deze basis op orde is, verklein je het risico op misverstanden en ontstaat er duidelijkheid voor beide partijen. Hier lees je nog meer over algemene voorwaarden.

Heb je na het lezen van deze blog vragen? Neem dan gerust contact met ons op; wij denken graag met je mee.