03-02-2026

Als ondernemer mag je bepaalde kosten aftrekken van je winst. Daarmee betaal je minder inkomstenbelasting. Maar: niet elke uitgave die je maakt in het kader van je werkzaamheden kwalificeert fiscaal als aftrekbare kosten. De Belastingdienst hanteert hiervoor duidelijke uitgangpunten. In deze blog leggen we overzichtelijk uit wat zakelijke kosten zijn, hoe je omgaat met privé- en gemengd gebruik, wanneer je kosten meteen aftrekt of moet afschrijven en hoe btw hierbij werkt.

Wanneer zijn kosten zakelijk?

Kosten zijn alleen aftrekbaar als ze zijn gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming. Daarbij kijkt de Belastingdienst vooral naar het doel van de uitgave. Is het doel duidelijk zakelijk en is de hoogte van de kosten redelijk? Dan zijn ze in principe aftrekbaar. Heeft een uitgave een privékarakter? Dan is deze niet aftrekbaar. Bij kosten met een gemengd karakter (deels zakelijk, deels privé) mag alleen het zakelijke deel worden meegenomen.

Werkplek en kantoorkosten

Externe werkplek of kantoorruimte

Kosten die je maakt voor een kantoor, bedrijfsruimte of flexplek buiten de deur zijn in de regel volledig zakelijk. Denk aan huur en servicekosten, zakelijke telefonie, meubilair en kantoorbenodigdheden. Zolang de facturen op naam van je onderneming staan, vallen deze uitgaven doorgaans onder de zakelijke kosten.

Thuiswerken

Voor een thuiswerkplek gelden aparte en strengere regels. In de meeste gevallen zijn woonlasten zoals huur, hypotheekrente, gas, water en licht niet aftrekbaar. Alleen als er sprake is van een kwalificerende werkruimte (zelfstandig, duidelijk afgescheiden en structureel zakelijk in gebruik) kan aftrek aan de orde zijn. Dat komt in de praktijk minder vaak voor dan veel ondernemers denken. In een eerdere blog gingen we al uitgebreid in op welke regels er gelden voor een werkruimte aan huis, en welke kosten er aftrekbaar zijn en welke niet.

Vervoer en reiskosten

Reis je voor zakelijke afspraken, dan mag je de kosten daarvan meestal aftrekken. Hoe dat werkt, hangt af van de manier waarop je je verplaatst.

Gebruik je een auto van de zaak, dan vallen kosten zoals brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving binnen de onderneming. Je krijgt wel te maken met bijtelling als je de auto ook privé gebruikt. Rijd je in een privéauto, dan boek je geen autokosten in de administratie, maar kun je zakelijke kilometers declareren tegen het vastgestelde tarief.

Ook andere vervoersmiddelen, zoals trein, bus, taxi of gedeelde mobiliteit, zijn aftrekbaar wanneer de rit zakelijk is. Zorg dat je je betaalbewijzen bewaart en noteer altijd het zakelijke doel van de reis.

Opleidingen en kennisontwikkeling

Kosten voor opleidingen zijn aftrekbaar wanneer de training of cursus direct aansluit op je huidige werkzaamheden. Dit geldt voor het bijhouden of verdiepen van je vakkennis. Een opleiding die je voorbereidt op een heel ander beroep of een andere activiteit valt meestal buiten de zakelijke sfeer.

Marketing en representatie

Uitgaven voor zichtbaarheid en promotie – zoals de kosten van je website, hosting, advertenties, drukwerk of online campagnes – zijn zakelijke kosten. Voor representatiekosten ligt dat anders. Eten en drinken met klanten, relatiegeschenken en evenementen vallen onder specifieke fiscale regels. Deze kosten zijn beperkt aftrekbaar in de winst en de btw is vaak niet of slechts gedeeltelijk terug te vragen. Het is daarom verstandig dit soort kosten goed gespecificeerd te administreren.

In een eerdere blog gingen we al dieper in op hoe het precies zit met relatiegeschenken fiscaal aftrekken.

Materialen, software en investeringen

Uitgaven voor zaken die je snel verbruikt of die kort meegaan, zoals softwareabonnementen, kantoorartikelen of klein gereedschap, mag je meestal volledig aftrekken in het jaar waarin je ze aanschaft. Voor bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan – zoals een laptop, machine of inventaris – moet je de kosten spreiden via afschrijving. Deze middelen komen op de balans te staan en worden in meerdere jaren ten laste van de winst gebracht.

Verzekeringen en overige kosten

De premies voor zakelijke verzekeringen, zoals beroepsaansprakelijkheid of bedrijfsaansprakelijkheid, zijn aftrekbare kosten. Premies voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) horen echter niet thuis in je winstberekening; deze zijn alleen via de privé-aangifte inkomstenbelasting aftrekbaar. Ook administratiekosten, software voor je boekhouding en advieskosten behoren tot de zakelijke uitgaven.

Kosten en btw: altijd apart beoordelen

Bij kosten hoort ook een correcte verwerking van de btw. Wanneer je recht hebt op aftrek van voorbelasting, verwerk je de kosten exclusief btw. Is de btw niet aftrekbaar, dan neem je de kosten inclusief btw op. Bij gemengd gebruik – bijvoorbeeld een telefoon of computer die zowel privé als zakelijk wordt gebruikt – moet je zowel de kosten als de btw naar verhouding splitsen. Kies hierbij een methode die logisch en consistent toepasbaar is.

Wat mag je niet aftrekken?

Bepaalde uitgaven zijn nooit zakelijk, ook al lijken ze op het eerste gezicht gekoppeld aan je werkzaamheden. Denk aan privé-uitgaven, normale kleding en persoonlijke verzorging, boetes of kosten zonder aantoonbaar zakelijk doel. Een professionele uitstraling of algemeen nut maakt een uitgave nog niet zakelijk

Conclusie

Het correct verwerken van zakelijke kosten is belangrijk om verrassingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat je administratie klopt. Door goed te beoordelen welke uitgaven onder de zakelijke kosten vallen, hoe je gemengd gebruik verwerkt en welke regels voor btw gelden, blijft je boekhouding overzichtelijk en betrouwbaar.

Heb je vragen over specifieke kosten of wil je dat we meekijken in jouw administratie? Neem gerust contact met ons op; wij denken graag met je mee.