TvdW
In Nederland zijn ondernemers en zelfstandigen verplicht om bepaalde administratieve gegevens voor een vaste periode te bewaren. Omdat steeds meer gegevens digitaal worden opgeslagen, is het belangrijk om te weten welke onderdelen onder de bewaarplicht vallen en hoe je ervoor zorgt dat deze informatie toegankelijk blijft, ook op de lange termijn. In deze blog zetten we de actuele regels op een rij, lichten we toe waar je in de praktijk op moet letten, en geven we handige tips.
De wettelijke bewaartermijn voor 2026
Voor ondernemers en zelfstandigen blijft de bewaarplicht hetzelfde als voorgaande jaren: minimaal 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken zelfs 10 jaar. Deze periode is ingesteld zodat de Belastingdienst eventueel vragen over eerdere aangiften kan beantwoorden, onderzoeken kan uitvoeren of gegevens kan vergelijken met informatie van leveranciers of afnemers.
Voor particulieren geldt formeel geen bewaarplicht, maar de Belastingdienst mág tot 5 jaar terug belasting corrigeren. Daarom is het nog steeds verstandig om loonstroken, jaaropgaven en belangrijke correspondentie goed te bewaren. Het voorkomt problemen wanneer er achteraf vragen ontstaan.
Wat moet je precies bewaren?
Belangrijke stukken die je moet bewaren zijn onder andere:
Kortom: álles wat nodig kan zijn om jouw financiële situatie of bedrijfsactiviteiten te onderbouwen.
Digitaal bewaren: waar het vaak misgaat
In 2026 is bijna iedere administratie digitaal, maar dat betekent niet dat alles automatisch goed bewaard wordt. Zo zijn digitale bankafschriften vaak maar een beperkte tijd gratis te downloaden. Laat je dat te lang liggen, dan kost het opvragen later geld. Hetzelfde geldt voor digitale facturen in klantomgevingen van providers: zodra je wisselt van leverancier, verlies je vaak de toegang tot oude facturen. Regelmatig downloaden blijft dus noodzakelijk.
Ook e-mails worden vaak vergeten, terwijl ze onderdeel kunnen zijn van je administratie. Door regelmatig back-ups te maken – van je mail, agenda en bestanden – voorkom je dat je cruciale gegevens verloren gaan. Werk je in de cloud of met boekhoudsoftware? Kies dan voor software met een keurmerk, zodat je zeker weet dat de opslag veilig, volledig en volgens de regels gebeurt.
De valkuil met thermische kassabonnen
Veel kassabonnen vervagen na verloop van tijd doordat ze op thermisch papier zijn geprint. Tegen de tijd dat je ze nodig hebt, kan de tekst volledig verdwenen zijn. Scan deze bonnen daarom altijd direct in of maak er een foto van. Alleen zo kun je ze later nog gebruiken in je administratie.
Contant geld en kasadministratie
Ondernemers die contant geld ontvangen, moeten een volledige kasadministratie bijhouden. Dat betekent niet alleen de mutaties, maar ook alle basisgegevens zoals detailrapporten uit de kassa en eventuele kascontroles. Alleen zo kan de Belastingdienst controleren of alles klopt.
Bewaren op papier of digitaal?
De Belastingdienst denkt steeds vaker mee in wat voor jou praktisch werkt. Je kunt afspraken maken over digitaal of papier bewaren, zolang de basisgegevens maar volledig en controleerbaar blijven. Voor sommige onderdelen kun je zelfs en kortere bewaartermijn overeenkomen, al gelden zulke afspraken alleen richting de Belastingdienst en niet voor andere instanties.
Hoe houd je je administratie in 2026 overzichtelijk?
Een goed georganiseerde administratie voorkomt stress en tijdverlies. Gebruik duidelijke mappenstructuren in de cloud, zorg voor fysieke ordners wanneer je nog papieren documenten hebt, scan waar mogelijk en maak regelmatig back-ups. Blijf vooral consequent: een systeem werkt alleen als je het ook volhoudt.
Waarom het zo belangrijk is om je administratie op orde te hebben
Als je bij een controle documenten mist of niet kunt aanleveren, kan de Belastingdienst flinke boetes opleggen. Zelfs als de oorzaak buiten jouw schuld ligt – zoals brand, diefstal of een gecrashte computer – blijft het jouw verantwoordelijkheid om gegevens beschikbaar te houden. Zorg dus altijd voor een extra kopie of back-up van belangrijke bestanden.
Wil je bovenstaande tips in één handig overzicht downloaden? Deze vind je hier.
Heb je vragen over de bewaarplicht? Neem dan gerust contact met ons op: wij denken graag met je mee en helpen je ervoor te zorgen dat jouw administratie altijd voldoet aan de wettelijke eisen.
Terug naar overzicht