TvdW
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun personeel een fiets van de zaak aan te bieden. Waar een paar jaar geleden vooral de auto centraal stond in het mobiliteitsbeleid, zie je nu een duidelijke verschuiving richting duurzamere alternatieven. De fiets, en dan met name de e-bike, speelt daarin een grote rol.
Maar hoe werkt de fiets van de zaak fiscaal precies? Wat kost het jou als werkgever en wat betekent het voor je medewerker? En is het ook interessant als zzp’er? In deze blog zetten we alles overzichtelijk voor je op een rij.
Wat is een fiets van de zaak?
Een fiets van de zaak is een fiets die je als ondernemer ter beschikking stelt aan een werknemer. Die fiets mag gebruikt worden voor woon-werkverkeer, zakelijke ritten én privégebruik. Denk hierbij aan een gewone stadsfiets, een elektrische fiets of een speed pedelec.
De regeling is bewust eenvoudig gehouden door de Belastingdienst. In plaats van ingewikkelde kilometerregistraties, geldt er een vaste bijtelling voor privégebruik. Dat maakt het voor zowel werkgever als werknemer overzichtelijk.
Hoe kun je een fietsregeling aanbieden?
Als ondernemer heb je verschillende mogelijkheden om een fiets van de zaak te regelen. In de praktijk zie je vooral twee vormen terug:
Je kunt ervoor kiezen om zelf een fiets te kopen en deze op de balans van je onderneming te zetten. De fiets blijft dan eigendom van het bedrijf. Je schrijft de investering af en kosten zoals onderhoud en verzekering zijn voor jouw rekening. De werknemer mag de fiets gebruiken en betaalt over het privégebruik een bijtelling.
De meest gekozen optie is inmiddels fietslease. Hierbij sluit je een leasecontract af en kiest de medewerker zelf een fiets. Vaak zitten onderhoud, verzekering en service inbegrepen in het maandbedrag. De kosten kun je volledig als werkgever dragen, maar je kunt er ook voor kiezen om (een deel van) de kosten via het brutoloon van de werknemer te laten lopen. Dit maakt de regeling voor medewerkers vaak extra aantrekkelijk.
De bijtelling van 7%: hoe zit dat?
De kern van de regeling is de bijtelling. Voor een fiets van de zaak geldt een bijtellingspercentage van 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets.
Dat bedrag wordt bij het loon van de werknemer opgeteld en belast via de loonheffing. Het maakt daarbij niet uit hoeveel de fiets privé wordt gebruikt, de bijtelling blijft altijd hetzelfde.
Een eenvoudig voorbeeld maakt dit duidelijk. Stel dat een werknemer een e-bike gebruikt van €3.000. De bijtelling bedraagt dan €210 per jaar. Afhankelijk van het belastingtarief komt dit netto neer op slechts enkele euro’s per maand. Dat maakt het privégebruik van een fiets van de zaak relatief goedkoop.
Belangrijk om te weten is dat de bijtelling wordt berekend over de volledige adviesprijs, inclusief accessoires die bij aanschaf zijn meegenomen, zoals fietstassen of een extra slot.
Wanneer geldt er geen bijtelling?
In de praktijk wordt bijna altijd uitgegaan van privégebruik, simpelweg omdat dit lastig controleerbaar is. Toch zijn er situaties waarin geen bijtelling hoeft te worden getoetst.
Dat is bijvoorbeeld het geval bij poolfietsen of deelfietsen. Dit zijn fietsen die door meerdere medewerkers worden gebruikt en niet structureel aan één persoon zijn gekoppeld. Zolang de fiets niet hoofdzakelijk door één werknemer wordt gebruikt en niet structureel thuis staat, kan de bijtelling achterwege blijven.
Wat kost een fiets van de zaak?
De totale kosten van een fietsregeling hangen sterk af van hoe je het inricht. Als je zelf fietsen aanschaft, moet je rekening houden met de investering, afschrijving en bijkomende kosten zoals onderhoud, reparaties en verzekering.
Bij lease betaal je een vast maandbedrag. In veel gevallen is dit een all-in prijs, waarin vrijwel alle kosten al zijn inbegrepen. Dat maakt het budgetteren eenvoudiger en voorkomt onverwachte uitgaven.
Daarnaast zijn er nog administratieve aspecten, zoals de verwerking in de loonadministratie en eventuele afspraken met medewerkers over eigen bijdragen.
Wie betaalt de fiets?
In de basis is de werkgever degene die de fiets beschikbaar stelt. De werknemer betaalt voor het privégebruik via de bijtelling.
Toch bestaan er in de praktijk veel variaties. Soms betaalt de werknemer een deel van de kosten via een brutoloonregeling (cafetariaregeling). In andere gevallen neemt de werkgever juist alle kosten voor zijn rekening als onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap.
Fiets van de zaak en de werkkostenregeling (WKR)
De werkkostenregeling kan ook een rol spelen bij een fietsregeling. Hoewel er geen specifieke vrijstelling is voor de fiets zelf, kun je bepaalde vergoedingen of verstrekkingen wel onderbrengen in de vrije ruimte.
Daarnaast kun je er in sommige gevallen voor kiezen om de bijtelling aan te wijzen als eindheffingsloon. Dit vereist wel dat je voldoet aan de gebruikelijkheidstoets en voldoende ruimte beschikbaar hebt.
Fiets van de zaak voor zzp’ers
Ook als zzp’er kun je de fiets zakelijk inzetten. Gebruik je de fiets voor meer dan 10% zakelijk? Dan kun je deze op de balans van je onderneming zetten. De kosten voor aanschaf, onderhoud en reparatie zijn dan (gedeeltelijk) aftrekbaar. Wel moet je rekening houden met een correctie voor privégebruik. De eenvoudige 7%-bijtelling geldt namelijk alleen voor werknemers en niet voor ondernemers.
Waarom een fietsregeling steeds populairder wordt
De toename van de populariteit van de fiets van de zaak is geen toeval. Ondernemers kijken steeds breder naar mobiliteit en de rol daarvan binnen hun organisatie. Een fietsregeling draagt bij aan vitalere medewerkers, minder ziekteverzuim en een aantrekkelijker werkgeversimago. Daarnaast speelt duurzaamheid een steeds grotere rol, zowel vanuit wetgeving als vanuit maatschappelijke verwachtingen. Voor medewerkers is het simpel: tegen relatief lage kosten kunnen zij gebruikmaken van een kwalitatieve (vaak elektrische) fiets, zonder grote investering vooraf.
Tot slot
Een fiets van de zaak is vooral interessant wanneer medewerkers binnen een redelijke afstand van de werkplek wonen of regelmatig korte ritten maken. Maar ook als onderdeel van een breder mobiliteitsbeleid kan het een slimme keuze zijn.
Wil je weten hoe je een fietsregeling het beste kunt inrichtingen voor jouw bedrijf of klanten? Neem dan gerust contact met ons op; wij denken graag met je mee.