07-08-2025

Je eerste werknemer aannemen is een grote mijlpaal voor jou als ondernemer. Het markeert niet alleen groei, maar ook een nieuwe rol met extra verantwoordelijkheden. Denk aan salaris, contracten en wettelijke verplichtingen. In dit stappenplan lees je wat je moet regelen voordat je werknemer aan de slag kan, en hoe je voorkomt dat je iets belangrijks over het hoofd ziet.

1. Bepaal of dit het juiste moment is

Meer werk betekent niet automatisch dat je meteen personeel moet aannemen. Kijk kritisch naar je situatie: heb je structureel werk voor iemand? Reken goed door wat het kost om iemand in loondienst te nemen, inclusief loon, sociale premies, verzekeringen en verlof. Alleen dan weet je of het financieel haalbaar én duurzaam is.

2. Meld je aan als werkgever

Voordat je iemand op de loonlijst zet, moet je jezelf officieel registreren als werkgever:

• Meld je aan bij de Belastingdienst om een loonheffingennummer te krijgen.
• Geef via de KvK door dat je personeel in dienst hebt. Dit geldt ook als je een eenmanszaak hebt.

Zonder deze stappen kun je geen loonadministratie voeren of belasting afdragen, en dat is wél verplicht.

3. Stel een arbeidscontract op

Mondelinge afspraken zijn niet genoeg. Leg afspraken vast in een schriftelijk arbeidscontract. Daarin leg je o.a. vast:

• De functie en het salaris
• Werktijden en arbeidsduur
• Duur van het contract en eventuele proeftijd
• Vakantie, vakantiegeld en verlofdagen
• Eventuele extra’s zoals reiskostenvergoeding

Controleer ook of er een cao geldt voor jouw sector. Als die er is, moet je je aan de cao-bepalingen houden.

4. Controleer de identiteit van je werknemer

Voor je werknemer aan het werk gaat, moet je een geldig ID-bewijs controleren en kopiëren. Bewaar deze kopie in je administratie. Dit is verplicht en kan worden gecontroleerd door instanties zoals de Arbeidsinspectie.

Let op: je mag niet zomaar álle gegevens opslaan. Houd je aan de privacyregels (AVG) en sla alleen op wat echt nodig is.

5. Richt je loonadministratie in

Als werkgever ben je verplicht om een nauwkeurige loonadministratie bij te houden. Hierin verwerk je:

• Het brutoloon, loonheffingen en nettoloon
• Inhoudingen zoals pensioen of bijtelling
• Vergoedingen en reserveringen, zoals vakantiegeld

Je kunt dit zelf regelen met salarissoftware, of uitbesteden aan een administratiekantoor of boekhouder.

6. Betaal minimaal het wettelijk minimumloon

Je moet je werknemer minstens het minimumloon betalen dat geldt voor zijn of haar leeftijd. De overheid past deze bedragen twee keer per jaar aan (op 1 januari en op 1 juli), dus blijf op de hoogte.

7. Zorg voor veilige arbeidsomstandigheden

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving. Dat geldt op locatie én bij thuiswerken. Regel daarom:

• Een arbodienst of bedrijfsarts
• Een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E)
• Eventueel een preventiemedewerker

Bij kleine bedrijven mag je deze taken soms zelf uitvoeren, maar de verplichting blijft bestaan.

8. Overweeg een pensioenregeling

In sommige sectoren ben je verplicht om werknemers aan te sluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds. Check dit goed. Is er geen verplicht pensioen? Dan bepaal je zelf of je iets aanbiedt. Het kan wél een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde zijn.

9. Beveiliging personeelsgegevens van je werknemer

Je krijgt te maken met gevoelige informatie, zoals BSN, adresgegevens, bankrekeningnummers en kopieën van ID-bewijzen. Je bent wettelijk verplicht om deze gegevens veilig te bewaren en alleen toegankelijk te maken voor wie dat écht nodig heeft. Zorg dus voor een goed beveiligde administratie.

Tot slot

Je eerste werknemer aannemen is méér dan iemand toevoegen aan je team: het is een zakelijke en juridische verbintenis. Door alles goed te regelen voorkom je boetes, misverstanden en onnodige risico’s. Zie het als een investering in je bedrijf én in je toekomst als werkgever.

Heb je na het lezen van deze blog vragen? Neem gerust contact met ons op!