30-12-2025

De markt voor boekhoudsoftware verandert razendsnel. Boekhoudpakketten worden overgenomen, fuseren of verdwijnen volledig. Voor ondernemers en administratie- en advieskantoren betekent dit dat een overstap soms onvermijdelijk is. Maar let op: een nieuw boekhoudpakket is meer dan alleen een andere knop of lay-out. Het vraagt vaak om een andere manier van werken, vooral als het gaat om een digitale administratie, bewaarplicht en fiscale controle.

In deze blog leggen we uit waar je op moet letten bij het overstappen van boekhoudsoftware, en hoe je voorkomt dat je later voor vervelende verrassingen komt te staan.

Waarom is een goede overstap zo belangrijk?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan de inrichting en bewaartermijn van je administratie. Ongeacht welk boekhoudpakket je gebruikt, moet je altijd kunnen aantonen dat jouw administratie volledig, controleerbaar en reproduceerbaar is. Belangrijke wettelijke eisen zijn onder andere:

• Facturen moeten gekoppeld zijn aan de boeking, via een uniek boekstuknummer.
• De administratie moet minimaal 7 jaar worden bewaard (voor onroerende zaken zelfs 10 jaar).
• Bij een belastingcontrole moet je facturen kunnen tonen in hun oorspronkelijke vorm (digitaal of papier).

Bij een overstap is het dus cruciaal dat niet alleen de cijfers meegaan, maar ook de onderliggende documenten en de samenhang daartussen.

Digitale of papieren facturen: wat mag en wat moet?

Digitale facturen

Facturen die digitaal zijn (zoals PDF, UBL of e-facturen) moeten digitaal worden bewaard. Printen en het papier bewaren is niet voldoende; de Belastingdienst verlangt toegang tot het originele digitale bestand.

Papieren facturen

Papieren facturen mag je:

• Op papier bewaren, óf
• Digitaal scannen, mits dit gebeurt volgens de richtlijnen van de Belastingdienst.

Bij digitaal scannen geldt dat:

• De factuur volledig en goed leesbaar moet zijn
• De echtheid en integriteit behouden moeten blijven
• Er duidelijke afspraken zijn over het moment van conversie

Wil je papieren facturen omzetten naar digitaal? Leg dit dan vast in je administratieve procedures en zorg dat de betrouwbaarheid geborgd is.

Scan & Herken: handig, maar let op bij controle

Veel moderne boekhoudpakketten maken gebruik van Scan & Herken. Facturen worden automatisch ingelezen en geboekt, wat veel tijd bespaart. Toch zitten hier aandachtspunten aan, vooral bij een belastingcontrole. Let op bij de volgende punten:

• Controleerbare koppeling: De Belastingdienst wil het originele document zien én de koppeling met de boeking. Zorg dat jouw systeem deze koppeling bewaart.

• Geen verlies van details: Automatische herkenning kan fouten maken (bedragen, btw-codes, leveranciers). Controleer altijd de boeking.

• Bewaar originele bestanden: Ook bij Scan & Herken moet je de originele factuur bewaren (PDF, JPG of papier).

Bij een controle moet je altijd kunnen laten zien:

1. Het originele document
2. De boeking in het grootboek
3. Het boekstuknummer dat beide met elkaar verbindt

Hoe lang heb je toegang tot je data bij overstap of stopzetting?

Bij het overstappen naar een nieuw boekhoudpakket – of wanneer een leverancier stopt – is het essentieel om te weten hoe lang je nog toegang hebt tot je gegevens.

In de praktijk geldt vaak:

• Opzegtermijn + exportperiode: Veel leveranciers bieden een beperkte periode (bijvoorbeeld 30 tot 90 dagen) om je administratie te exporteren.

• Bewaarplicht blijft jouw verantwoordelijkheid: Ook als het pakket stopt, blijf jij verantwoordelijk voor het veilig bewaren van alle gegevens, inclusief facturen en boekstuknummers.

• Controleer exportmogelijkheden: Kun je alle data downloaden in een leesbaar formaat, zoals een CSV, PDF of UBL? En gaan de documenten ook echt mee?

• Maak een back-up vóór beëindiging: Wacht niet tot het laatste moment. Zorg voor een volledige en gecontroleerde back-up voordat je toegang verliest.

Bij een belastingcontrole moet je ook jaren later je administratie kunne reproduceren, zelfs als je niet meer kunt inloggen in het oude boekhoudpakket.

Veelgemaakte fouten bij het overstappen

In de praktijk zien wij regelmatig dezelfde valkuilen:

• Alleen cijfers migreren: Zonder facturen en boekstuknummers is de administratie onvolledig.

• Geen facturen in het digitale archief: Losse facturen zonder koppeling maken controle vrijwel onmogelijk.

• Verlies van oude administratie: Ook oude jaren moeten toegankelijk blijven, óók na een overstap.

Tips voor een soepele en veilige overgang

Wil je overstappen zonder risico’s? Houd dan rekening met deze tips:

• Maak een migratieplan: Neem niet alleen grootboekmutaties mee, maar ook facturen en boekstuknummers.

• Controleer de bewaarplicht: Zorg dat oude administraties toegankelijk blijven via export of back-up.

• Test de koppeling: Kun je in het nieuwe pakket per boeking direct het bijbehorende document tonen?

• Bewaar origineel documenten correct: Digitale facturen digitaal, papieren facturen op papier of volgens de scanregels.

Marktontwikkelingen en wijzigingen in 2025

De Nederlandse markt telt ruim 200 boekhoudpakketten, maar consolidatie gaat snel. Enkele belangrijke ontwikkelingen:

iMUIS stopt en wordt KING Finance

iMUIS en iMUIS Online worden uitgefaseerd. Vanaf 31 maart 2026 stopt de ondersteuning volledig. Gebruikers stappen over naar KING Finance of KING Accountancy.

King Software verandert

KING Financieel en KING Facturen zijn verdwenen per 31 oktober 2025. De opvolger is KING Accountancy, een volledig SaaS-gebaseerde oplossing.

SnelStart blijft zelfstandig en groeit

SnelStart nam in 2025 fintechbedrijf Flow over en lanceerde het nieuwe cloudplatform Polaris, met verbeterde beveiliging, realtime banktransacties en geavanceerde documentherkenning. Daarnaast is er een strategisch partnership met Bregal Unternehmerkapital om verdere groei te realiseren.

Overnames door grote spelers

Visma nam in december 2025 het Nederlandse facturatieplatform WeFact over om het mkb-aanbod te versterken.

Andere pakketten verdwijnen

Diverse kleinere pakketten verdwijnen door consolidatie of gebrek aan schaal. Offline oplossingen worden steeds zeldzamer.

Tot slot

Overstappen van boekhoudpakket is geen puur technische keuze, maar een strategische beslissing met fiscale gevolgen. Een goede voorbereiding voorkomt problemen bij controles en bespaart veel tijd en stress achteraf. Twijfel je of jouw administratie voldoet aan de bewaarplicht? Of wil je begeleiding bij een overstap naar een nieuw boekhoudpakket? Neem gerust contact op, wij denken graag met je mee.